Олег Макаренко (olegmakarenko.ru) wrote,
Олег Макаренко
olegmakarenko.ru

Category:

А рыбу всё так и заворачивают



В наших школах совершенно не учат невероятно важной штуке — деловому письму. Во взрослой жизни люди теряют огромное количество времени из-за того, что не могут ничего внятно объяснить ни коллегам, ни смежникам, ни подчинённым. Типичная советская сценка (на приложенном к посту видео) ничуть не устарела и сейчас.

Казалось бы, дело нехитрое — сядь, выдохни, да распиши на полстранички, чего конкретно тебе нужно, по пунктам. Не выплёскивай мысли случайными лужицами, а начни с основной задачи, потом спускайся ниже (детализируй) эдакой ёлочкой. Что-нибудь типа:

Василий! Купи, пожалуйста мебель в кабинет № 26.

1. Купить офисный стул. Прочный, со спинкой, без подлокотников.
2. Купить офисный стол. Как минимум один ящик, примерно 1,5 метра в длину, не менее 70 см в ширину.

Общий бюджет 12 тысяч (вместе с доставкой), мебель должна в пятницу утром уже стоять в кабинете № 26, у окна. Загляни в предварительно в кабинет, постарайся, чтобы новая мебель вписалась в общий стиль. Деньги возьми у Алевтины Исааковны, она в курсе, чеки отдай ей же.


Родил распоряжение, обдумал, прикинул, какие вопросы могут возникнуть. Отправил Алевтине Исааковне письмо с указанием выдать деньги помощнику, отправил помощнику письмо с задачей по закупке мебели. 5 минут, и можно выкинуть задачу из головы, чтобы переключиться на следующее дело.

Вместо этого типичный руководитель звонит секретарю и просит, чтобы помощник зашёл к нему лично. Помощник бросает все свои дела и заходит — в тот самый момент, когда руководитель уже занят каким-то другим важным разговором. Через 30 минут босс с выдохом вешает трубку, выходит в приёмную и видит, что его помощник от нечего делать флиртует с секретарём.

Начинается долгая устная беседа — какую мебель надо купить, в каком магазине, какого цвета. Помощник, запомнив в лучшем случае пятую часть ценных указаний, немедленно едет в магазин, так как думает, будто задача срочная, и заказывать через интернет уже поздно…

А ведь это всего лишь покупка стола и стула — очень простая задача! Когда речь заходит о более сложных вещах, начинается уже настоящий хаос, в духе тех самых анекдотичных совещаний, когда дизайнера просят нарисовать семь перпендикулярных друг другу красных линий, часть зелёным, а часть прозрачным цветом:

https://alex-aka-jj.livejournal.com/66984.html

Пожалуй, я буду большим оптимистом, если предположу, что неумение ставить задачи уменьшает производительность труда россиян всего лишь вдвое. Было бы не так страшно, если бы люди просто тратили по часу времени на то, что можно письменно объяснить за три минуты. Страшно, что в итоге люди всё равно не понимают друг друга, и что они тратят кучу времени впустую на выполнение ненужной работы.

Плохие руководители пытаются решать проблему, повышая давление в системе, то есть жестоко наказывая сотрудников, когда те понимают их превратно. И действительно, много ерунды происходит из-за того, что принимающая сторона «включает дурочку», принципиально отказываясь понимать, чего от неё хотят. Вместе с тем даже самый умный и ответственный сотрудник не сможет понять босса, который вместо внятных письменных инструкций чертит каракули на листе бумаги и «поясняет» свои пиктограммы бессвязными восклицаниями.

Вернёмся к школам. Нас заставляли писать сочинения и рефераты, проверяя, можем ли мы понять книгу, а потом кратко изложить её содержание на бумаге. Вместе с тем за 10 лет обучения в четырёх школах я не припомню ни единого (!) случая, чтобы нас учили отдавать письменные распоряжения. Стоит ли удивляться тому, что большая часть взрослых людей отдавать распоряжения не умеет?

На всякий случай замечу, что писать инструкции нужно иногда почти всем, это искусство весьма демократично. Банальный поход в автосервис будет куда как более успешен, если клиент подумает 15 минут дома и напечатает на бумаге, что конкретно его беспокоит, и что конкретно он просит мастера сделать с его автомобилем. Вообще, каждый раз, когда нам от кого-то что-то нужно, — от доктора, от ЖЭКа, от кондитера, — очень полезно бывает оформить все наши хотелки письменно. Это в итоге экономит огромное количество времени.

Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 131 comments
Previous
← Ctrl ← Alt
Next
Ctrl → Alt →
Previous
← Ctrl ← Alt
Next
Ctrl → Alt →